電子契約システムの導入は、中小企業にとって業務効率化とコスト削減の大きなチャンスです。しかし、適切なシステムを選ばなければ、その恩恵を十分に受けられません。この記事では、中小企業の担当者が電子契約システムを選ぶ際の重要なポイントと注意点を詳しく解説します。
電子契約システム選びの6つのポイント
1. 必要な機能の確認
電子契約システムを選ぶ際、まず自社に必要な機能を明確にしましょう[1]。基本的な機能として、電子署名やタイムスタンプは必須です。これらは契約の法的効力を担保するために重要です。さらに、以下の機能も検討する価値があります：
- 契約データの管理機能
- 証跡管理機能
- 検索機能
- 承認フロー機能
これらの機能は、契約業務の効率化に大きく貢献します。
2. 使いやすさの重視
システムの使いやすさは、導入後の円滑な運用に直結します[1]。操作画面や操作方法が分かりやすいシステムを選びましょう。特に以下の点に注目してください：
- 直感的なユーザーインターフェース
- 分かりやすい操作ガイド
- モバイル対応
使いやすいシステムは、社内での導入がスムーズになるだけでなく、取引先との契約締結もスピーディーに進められます。
3. セキュリティ対策の確認
電子契約には機密情報が含まれるため、セキュリティ対策は非常に重要です[1]。以下の点を確認しましょう：
- データの暗号化
- アクセス権限の設定
- 操作ログの記録
- 不正アクセス対策
強固なセキュリティ対策は、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、安心して電子契約を利用できる環境を提供します。
4. 法的要件への対応
電子契約は電子帳簿保存法の対象となるため、法的要件を満たすシステムを選ぶ必要があります[1]。JIIMA認証を取得しているシステムを選ぶことで、法的要件を満たしていることが保証されます。
5. 外部システムとの連携
既存の社内システムとの連携が可能かどうかも重要なポイントです[1]。例えば、以下のようなシステムとの連携を検討しましょう：
- 顧客管理システム（CRM）
- 営業支援システム（SFA）
- 文書管理システム
システム間の連携により、データの二重入力を防ぎ、業務効率をさらに向上させることができます。
6. コストパフォーマンス
中小企業にとって、コストは大きな判断材料です[2]。以下の点を考慮してコストパフォーマンスを評価しましょう：
- 初期導入費用
- 月額利用料
- 契約数に応じた料金体系
- 追加機能の費用
自社の契約数や利用頻度を考慮し、最適な料金プランを選択することが重要です。
電子契約システム選びの4つの注意点
1. サポート体制の確認
導入後のサポート体制は、システムの安定運用に欠かせません[1]。以下の点を確認しましょう：
- カスタマーサポートの対応時間
- サポート方法（電話、メール、チャットなど）
- マニュアルや FAQ の充実度
充実したサポート体制があれば、導入時の不安や運用中のトラブルにも迅速に対応できます。
2. 取引先への影響の考慮
電子契約システムの導入は、取引先にも影響を与える可能性があります[2]。以下の点に注意しましょう：
- 取引先側の導入コスト
- 操作の簡便さ
- 従来の契約方法との併用の可能性
取引先への負担が少ないシステムを選ぶことで、スムーズな導入と運用が可能になります。
3. スケーラビリティの確認
将来の事業拡大を見据えて、システムのスケーラビリティを確認することも重要です。以下の点を考慮しましょう：
- ユーザー数の拡張性
- 契約数の増加への対応
- 機能のアップグレード可能性
成長に合わせてシステムを拡張できれば、将来的な再導入のコストと手間を省くことができます。
4. 導入実績の確認
同業他社や同規模の企業での導入実績は、システムの信頼性を判断する上で重要な指標となります[2]。以下の点を確認しましょう：
- 業界別の導入実績
- 企業規模別の導入実績
- 導入企業の評価や口コミ
実績豊富なシステムを選ぶことで、導入リスクを軽減し、成功の確率を高めることができます。
電子契約書の比較
クラウドサイン
高度な法的信頼性：弁護士監修のもと、電子帳簿保存法に準拠した機能開発を行っています
強固なセキュリティ：電子署名、認定タイムスタンプ、メール認証、2段階認証などにより、非改ざん性と本人性を担保しています
豊富な外部システム連携：顧客管理ツールやワークフローシステムなど、多くのサービスやシステムとのAPI連携が可能です
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- 料金
- Lightプラン：月額11,000円（税込） Corporateプラン：月額30,800円（税込） Businessプラン、Enterpriseプラン：要問い合わせ
- 実績
- 電子契約サービス市場で累計導入社数ランキング1位（2020年3月末時点）
- セキュリティ
- 厳格な電子署名とタイムスタンプを搭載し、契約の証拠力を担保
- 外部システム連携
- 100以上のサービスと連携可能
- 導入社数
- 10万社以上（2020年8月時点）
- アフターフォロー
- 有料プランではサポートが充実している
- 設立年数
- 2015年10月にサービス開始（約9年）
GMOサイン
多様な電子署名対応：GMOサインは、身元確認済み高度電子署名（当事者型）と立会人型電子署名の両方に対応しており、法的効力を持つ契約を柔軟に締結できます
優れたコストパフォーマンス：他社と比較して低コストで利用できる点が魅力で、標準機能が充実しているため、追加費用なしで多くの機能を活用できます
豊富な外部システム連携：Salesforceやkintoneなど、多くの業務システムとAPI連携が可能で、業務プロセス全体の効率化を実現します
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- 料金
- スタンダードプラン「契約印＆実印プラン」：月額8,800円（税込）3
- 実績
- 国内シェアNo.1
- セキュリティ
- 権限機能の管理や強固なセキュリティ対策が標準装備されており、安全性が高い
- 外部システム連携
- Salesforce、kintone、LegalForce、AgileWorksなどと連携可能1
- 導入社数
- 具体的な数字は提供されていませんが、高い市場シェアを持つとされています
- アフターフォロー
- 導入前から専門スタッフによるサポートがあり、充実したサポート体制を提供
DocuSign
グローバルな導入実績：180カ国以上で利用され、世界標準の電子署名ソリューションとして認知されています。
多言語対応：44言語に対応しており、国際的な契約業務に適しています。
高度な機能とセキュリティ：電子署名だけでなく、契約書の作成から管理まで幅広い機能を提供し、SOC 2 Type 2認証など高度なセキュリティ基準を満たしています。
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- 料金
- 具体的な料金は公開されていませんが、ビジネスニーズに応じた複数のプランが用意されています。
- 実績
- 世界180カ国以上で利用されており、グローバル企業との親和性が高いです。
- セキュリティ
- SOC 2 Type 2認証を取得するなど、高度なセキュリティ基準を満たしています。
- 外部システム連携
- Salesforce、Google、Microsoftなど多数のサービスとAPI連携が可能です。
- 導入社数
- 150万社以上（2024年時点）
- アフターフォロー
- 24時間365日のサポート体制を整えています（プランによる）。
- 設立年数
- 2003年設立（約21年）
Adobe Acrobat Sign
包括的な機能：電子署名だけでなく、文書管理、リアルタイム通知、ワークフロー自動化など幅広い機能を提供しています。
豊富な統合機能：Microsoft 365、Salesforce、Workdayなど、多数の生産性アプリやエンタープライズアプリとシームレスに連携します。
高度なセキュリティと法的遵守：企業レベルのセキュリティを提供し、世界中の厳格な法規制に対応しています。
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- 料金
- 具体的な料金は公開されていませんが、ビジネスニーズに応じた複数のプランが用意されています。
- 実績
- Fortune 100企業の9割以上が利用しているとされています。
- セキュリティ
- SOC 2 Type 2認証を取得し、HIPAA、FERPA、GLBAなどの業界固有の規制に対応しています。
- 外部システム連携
- Microsoft 365、Salesforce、Workday、SAP Aribaなど多数のアプリケーションと連携可能です。
- 導入社数
- 50万社以上の組織が利用しています。
- アフターフォロー
- カスタマイズされたサポートオプションが用意されていますが、詳細は不明です。
- 設立年数
- Adobe Acrobat Signの前身であるEchoSignは2005年に設立され、2011年にAdobeに買収されました。そのため、約19年の歴史があります。
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