近年、ビジネスの世界でオンライン商談が急速に普及しています。特に中小企業にとって、オンライン商談システムの導入は業務効率化と顧客満足度向上の鍵となっています。本記事では、中小企業がオンライン商談システムを選ぶ際のポイントと注意点を詳しく解説します。
オンライン商談システム選びの6つのポイント
使いやすさとユーザーインターフェース
オンライン商談の成功は、システムの使いやすさに大きく左右されます。直感的で分かりやすいユーザーインターフェースは、社内での導入をスムーズにし、顧客とのコミュニケーションを円滑にします。
重要な要素
- シンプルで直感的な操作性
- 初心者でも扱いやすいデザイン
- スマートフォンやタブレットでの利用のしやすさ
安定性と信頼性
商談中に接続が切れたり、音声や映像が乱れたりすると、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。安定した通信と高い信頼性は、スムーズな商談を実現する上で欠かせません。
チェックポイント
- サーバーの安定性
- 通信品質の保証
- 障害発生時のサポート体制
セキュリティ機能
顧客情報や機密データを扱う商談では、セキュリティが最重要です。暗号化技術や認証機能など、高度なセキュリティ対策が施されているシステムを選びましょう。
必須機能
- エンドツーエンドの暗号化
- 多要素認証の導入
- データの保護と管理機能
機能の充実度
効果的なオンライン商談を行うためには、画面共有や録画機能、チャット機能など、多様な機能が必要です。ビジネスニーズに合った機能を備えたシステムを選択することが重要です。
主要機能
- 画面共有機能
- 録画・録音機能
- チャット機能
- ホワイトボード機能
カスタマイズ性と拡張性
ビジネスの成長に伴い、オンライン商談システムのニーズも変化します。将来的な拡張やカスタマイズが可能なシステムを選ぶことで、長期的な投資効果を高めることができます。
検討ポイント
- APIの提供
- サードパーティ製アプリケーションとの連携
- ユーザー数の拡張性
コストパフォーマンス
中小企業にとって、コストは重要な選択基準です。初期費用や月額費用だけでなく、運用コストや将来的なアップグレード費用も考慮に入れて、総合的なコストパフォーマンスを評価しましょう。
比較ポイント
- 初期費用と月額費用のバランス
- ユーザー数に応じた料金プラン
- 無料トライアルの有無
オンライン商談システム導入時の4つの注意点
社内のIT環境との整合性
新しいシステムを導入する際は、既存のIT環境との整合性を確認することが重要です。社内のネットワーク環境やハードウェアスペックが、選択したシステムの要件を満たしているか確認しましょう。
確認事項
- 必要な通信帯域の確保
- 対応デバイスの確認
- 社内セキュリティポリシーとの整合性
従業員のトレーニングと教育
どんなに優れたシステムでも、使う人が適切に操作できなければ意味がありません。導入後のスムーズな運用のために、従業員向けのトレーニングや教育プログラムを計画しましょう。
実施すべき対策
- 操作マニュアルの整備
- 定期的な研修の実施
- ヘルプデスクの設置
顧客への配慮
オンライン商談は、顧客にとっても新しい経験かもしれません。顧客が快適にシステムを利用できるよう、事前の説明や技術サポートを提供することが大切です。
顧客対応のポイント
- 簡単な操作ガイドの作成
- テストコールの実施
- 顧客からのフィードバック収集
データ管理とコンプライアンス
オンライン商談で扱う情報には、個人情報や機密情報が含まれる可能性があります。データの適切な管理と、関連法規への遵守を徹底しましょう。
重要な取り組み
- データ保存ポリシーの策定
- 個人情報保護法への対応
- 定期的なセキュリティ監査の実施
オンライン商談システムを提供している企業13選
株式会社かんざし（クラウド商談どこでもSHOWBY）
株式会社かんざし
リーズナブルな価格設定（初期費用0円、月額1,800円）
「バーチャルエントランス」機能による直感的な接続
宿泊業界での実績を活かした使いやすいインターフェース
- 初期費用
- 0円
- 料金プラン
- 無料版: 0円
通常版(ユーザー課金タイプ): 1,980円/月
通常版(ルーム課金タイプ): 5,500円/月 - 主な機能
- インストール不要、画面共有、チャット、ファイル共有、バーチャルエントランス
オンライン名刺送信、グループ管理、シフト設定、通知機能、ログ管理
ワンタイムファイル送信機能、LINE通知・chatwork通知との連携 - 無料トライアルの有無
- あり（90日間）
- 導入企業
- ECCジュニア、株式会社アプティ、株式会社Reyes、西日本シティTT証券株式会社など
- 導入後のフォロー
- ー
- 特徴
- ・スマホのアウトカメラを使用して、ユーザーの置かれた状況を把握しやすい特徴がある
・賃貸物件の紹介やシステムの操作説明、口座開設や保険申込時の本人確認など、現場状況をもとに案内する業務に適している
・商談以外にも、カスタマーサポートとしても利用されている
・スマホの位置情報をオペレーターに送信できる機能があり、自動車の事故や故障対応の際に便利
株式会社Bloom Act（B-Room・ROOMS）
株式会社Bloom Act
インストール不要のブラウザベースのシステム
高品質な音声・映像通信
AIによる自動議事録作成機能
- 初期費用
- 0円
- 料金プラン
- ・1商談ルーム(4名用)月額35,000円～
・3ルーム:月額69,000円
・20ルーム以上:月額400,000円~ - 主な機能
- ブラウザベースのアクセス、高品質音声・映像通信、最大4拠点同時接続、AI自動議事録作成
画面共有、チャット機能、ファイル共有、自動リマインドメール - 無料トライアルの有無
- あり
- 導入企業
- 三菱UFJ銀行、住友信託銀行、JR九州、日本郵政など
- 導入後のフォロー
- ・充実のテクニカルサポート
・クライアント向けコンシェルジュサービス - 特徴
- ・国内サーバーを使用し、高いセキュリティを確保
・海外製品と比較して、日本語対応や国内環境に合わせたチューニングが充実
・競合他社と比較して、多機能かつ使いやすいインターフェースを提供
・インストール不要で、iPadにも対応（アプリインストール不要）
ベルフェイス株式会社（bellFace）
ベルフェイス株式会社
金融×リテール営業に特化した作り込まれたプロダクト
3,000社以上の導入実績による豊富な経験とデータ
オンライン商談から書面交付、約定までをオンラインで完結できる統合システム
- 初期費用
- ー
- 料金プラン
- 初期費用+月額費用（定額）
ご利用ID数により月額費用が変動 - 主な機能
- かんたんSMS接続/ダイレクト発番機能、録音録画機能（レコログ）、リモートコントロール機能（特許取得）
デジタル名刺の自己紹介機能、写真撮影機能、CRM連携機能（Salesforce®連携）、トークスクリプト機能
組織管理機能、共有メモ機能、接続元グローバルIP制限、シングルサインオン連携 - 無料トライアルの有無
- ー
- 導入企業
- freee株式会社、三菱地所レジデンス株式会社、東日本電信電話株式会社など
- 導入後のフォロー
- ・チャットサポート
・メールサポート
・電話サポート
・導入支援、運用支援 - 特徴
- ・導入実績 3,000社以上
・上場企業での導入実績あり
・金融業界でシェアNo.1
・リテール営業（個人向けの営業）に特化したシステムとして評価されている
・対面営業のような臨場感を再現する機能が充実
・通話は電話回線を使用し、インターネット接続の不具合による通話途絶を防止
・使いやすさを重視した設計で、ITリテラシーに関わらず誰でも利用可能
株式会社meet in
株式会社meet in
ログインや登録不要で簡単に利用可能
日本の商習慣に合わせた機能（契約書捺印、名刺交換）
使いやすいインターフェースと充実した機能
- 初期費用
- 100,000円
- 料金プラン
- ライトプラン: 30,000円/月（3ユーザーまで）
スタンダードプラン: 50,000円/月
スタンダード50: 70,000円/月
スタンダード100: 100,000円/月
スタンダード300: 150,000円/月 - 主な機能
- ルーム作成、画面共有、録画機能、資料の共有、ホワイトボード機能
チャット機能、ファイル送信機能、プロフィール表示、固定電話発信、埋め込みタグ発行 - 無料トライアルの有無
- ー
- 導入企業
- イベント関連会社、新しいワークスタイルを提案する企業、ケーブルテレビ営業会社など
- 導入後のフォロー
- ー
- 特徴
- ・導入企業数：2,600社以上（1年10ヶ月で達成）
・月間3,000商談の実績
・導入企業での効果:交通費50%以上削減
営業効率2〜3倍に向上
面接実施件数2〜3倍増加
リードタイムの短縮（問い合わせから商談までの期間が1週間以上から最短即日に短縮）
成約率の向上
株式会社オーシャンブリッジ
株式会社オーシャンブリッジ
海外製ソフトウェアの日本市場向けローカライズに特化
幅広いパートナーネットワークと安心のサポート体制
日本のユーザー視点に立った独自のマーケティング戦略
- 初期費用
- ー
- 料金プラン
- ・同時接続数に応じたライセンス体系
・企業のセキュリティポリシーに応じたプランを選択可能 - 主な機能
- リモートコントロール、画面共有、ファイル共有、チャット、オンライン授業・研修サポート
- 無料トライアルの有無
- あり（体験版の申し込みが可能）
- 導入企業
- 日本生命保険相互会社、水戸証券株式会社、プレミア証券株式会社
- 導入後のフォロー
- 安心のサポート体制を提供
- 特徴
- ・リモートコントロールソフト売上市場シェアNo.1（2016年3月時点）
・ITreview Grid Award 2022 WINTERでリモートアクセス部門とWeb会議部門の2部門で「LEADER」を受賞
・3,800社以上の導入実績
・セキュリティ面で高い評価を得ている
NTTコムオンライン・マーケティング・ソリューション株式会社（ビデオトーク）
NTTコムオンライン・マーケティング・ソリューション株式会社
NTTグループの一員としての信頼性と技術力
デジタルマーケティング、データ&アナリティクス、ビジネスメッセージ・サービスの3本柱での専門性
顧客の現場に寄り添う「信頼の伴走者」としてのアプローチ
- 初期費用
- ー
- 料金プラン
- 要問合せ
- 主な機能
- アプリやアカウント登録不要でビデオ通話が可能
SMSでURLを送信し、クリックするだけで通話開始
CRMとの連携（ビデオ通話履歴の自動連携）
アフターフォローとしてのSMS送信機能
画面共有機能、チャット機能、ファイル共有機能 - 無料トライアルの有無
- ー
- 導入企業
- 目黒区福祉総合課、株式会社輔仁薬局、日本住宅ローン株式会など
製造業、エネルギー、金融、小売、航空/交通、医療、自動車などさまざまな業界 - 導入後のフォロー
- ・CRMとの連携サポート
・アフターフォローのためのSMS送信サポート - 特徴
- ・導入企業での成約率20%向上
・遠隔見積もりの実現による機会損失の低減
・カスタマーサポートや面接、営業など、対面で実施していた顧客対応業務のオンラインリモート化に貢献
・高齢者を含む幅広い層のユーザーに対応可能
・不特定・不定期な顧客とのビデオコミュニケーションの効率化・省力化に貢献
株式会社ACES（ACES Meet）
株式会社ACES
東京大学松尾研究室出身者を含む高度なAI技術力
アカデミアの知見を活用した業界横断的なデジタル化・定量化の実現
AIアルゴリズムを用いた属人的な知見・業務のデジタル化能力
- 初期費用
- ー
- 料金プラン
- 要問合せ
- 主な機能
- アプリやアカウント登録不要でビデオ通話が可能
SMSでURLを送信し、クリックするだけで通話開始
CRMとの連携（ビデオ通話履歴の自動連携）
アフターフォローとしてのSMS送信機能
画面共有機能、チャット機能、ファイル共有機能 - 無料トライアルの有無
- あり（30日間）
- 導入企業
- 日本レコードマネジメント株式会社、2021年に上場したIT企業など
- 導入後のフォロー
- コンサル担当による分析とアドバイス
- 特徴
- ・議事録の品質向上と内容チェック作業時間の減少
・議事録作成の負荷減少により、作成担当者がMTGに積極的に参加可能に
・導入企業での成果:ハイパフォーマーの商談動画を基に「良い商談」の共通点を特定
属人化しがちな商談トークの数値化による可視化
暗黙知だった社内ナレッジの発見
日本マイクロソフト株式会社（teams）
日本マイクロソフト株式会社
グローバル企業としての豊富な技術力と信頼性
Microsoft 365やDynamics 365など、幅広い製品ラインナップとの連携
AIを活用した先進的な機能と継続的な機能改善
- 初期費用
- 0円
- 料金プラン
- ・無料版: 0円
・Microsoft 365 Business Basic: 540円/ユーザー/月（年間契約の場合）
・Microsoft 365 Business Standard: 1,360円/ユーザー/月（年間契約の場合）
・Teams Premium: 価格情報なし - 主な機能
- ビデオ会議（最大300人）、チャット、ファイル共有・共同編集、画面共有、バーチャル背景
ライブキャプション、会議の録画と文字起こし、Teams アプリとの連携、セキュリティとコンプライアンス機能 - 無料トライアルの有無
- あり
Microsoft 365/Office 365のプラン試用版：30日間
Teams Premium試用版：30日間（25ライセンス） - 導入企業
- ー
- 導入後のフォロー
- テクニカルサポート、管理センターでの各種設定サポート、ユーザーガイドやトレーニング資料の提供
- 特徴
- ・2023年9月のGartner® Magic QuadrantTM for Meeting Solutionsでリーダーと認定
・コロナ禍での在宅勤務の急速な普及に伴い、多くの企業で導入が進んだ
・教育機関でのオンライン授業ツールとしても広く採用されている
・大規模な組織から中小企業まで、幅広い規模の企業で利用されている
Zoom Video Communications
Zoom Video Communications
高品質かつ安定した通信を実現する独自のデータ圧縮技術
使いやすいインターフェースと直感的な操作性
フリーミアムモデルとバイラル・マーケティングによる急速な顧客獲得
- 初期費用
- 0円
- 料金プラン
- ・無料版: 0円（1対1は無制限、3人以上は40分まで）
・有料版: プランにより異なる（詳細な価格情報なし） - 主な機能
- ビデオ会議（最大参加人数はプランにより異なる）、画面共有、チャット、バーチャル背景
ブレイクアウトルーム、クラウドレコーディング、ホワイトボード共有 - 無料トライアルの有無
- あり（基本機能は無料で利用可能）
- 導入企業
- 中小企業から大企業まで幅広く導入されている
- 導入後のフォロー
- ー
- 特徴
- ・2015年にエンタープライズ領域に進出し、ユーザー数と売上が急増・コロナ禍での需要増加により、さらなる成長を遂げる
・3,000社以上の導入実績（具体的な数字は記載なし）
・データ通信量が他社サービスの1/10程度と効率的
・世界各地に拠点を置き、グローバルな利用に対応
株式会社フェイス(Thumva BIZ)
株式会社フェイス
長年の印刷業の経験を活かした実店舗感覚のオンライン接客ツール提供
集客・営業に特化したオンライン店舗・窓口サービスの開発
多様な業種に対応可能な柔軟なカスタマイズ性
- 初期費用
- ー
- 料金プラン
- ・ビジネスプラン: 18,000円/月
・ビジネスプラスプラン: 170,000円/月
・オプション: ルーム追加 6,000円/月/ルーム、SMS利用料 15円/通、録画利用料 3円/分 - 主な機能
- チャット機能、画面共有/ファイル共有、動画コンテンツ再生、資料スライドシェア、1ルーム15人まで参加可能
ルーム利用時間無制限、パーソナルルーム(2ルーム)、エントランス相談内容設定、即時相談/時間予約、相談内容ごとメイン・サブ担当設定
ルーム利用設定、呼び出しアラート設定、スタッフ毎受付可否設定 - 無料トライアルの有無
- ー
- 導入企業
- 説明会を多く開催する企業（ブライダル、葬儀、クルーズ旅行など）
店舗で相談窓口を運営している企業 - 導入後のフォロー
- ー
- 特徴
- 同時接続可能人数が15人で、小規模な説明会に適している
チャットボットでは対応できない複雑な相談や商談に効果的である
株式会社コミュニケーションビジネスアヴェニュー（CBA Live Assist）
株式会社コミュニケーションビジネスアヴェニュー
海外の最先端コールセンター関連ソフトウェアの日本市場向けローカライズ
多様な国際パートナーシップと豊富な海外人材の活用
AI技術を活用した革新的なソリューション開発
- 初期費用
- ー
- 料金プラン
- ー
- 主な機能
- 音声・ビデオチャット、コブラウジング（画面共有）、入力支援、アノテーション（画面上への書き込み）
ドキュメントプッシュ（ファイル共有）、WebRTCコミュニケーション対応、チャネル切り替え機能、フォーム入力支援、既存CRMやアプリとの連携 - 無料トライアルの有無
- ー
- 導入企業
- 銀行、保険会社、医療機関など
- 導入後のフォロー
- 技術サポート、カスタマーサクセスチームによるサポート
- 特徴
- ・CISCO認定製品
・Avaya準拠製品
・3,800社以上の導入実績
・リモートエキスパートモバイル（REM）の後継製品として位置付け
・銀行での住宅ローンや金融商品相談業務に活用
・保険会社での契約書記入サポートに活用
・医療機関でのオンライン診療に活用
Google inc.（Google Meet）
Google inc.
世界最大級のクラウドインフラストラクチャと高度な技術力
直感的で使いやすいインターフェースと豊富な機能
他のGoogleサービスとの緊密な統合と相互運用性
- 初期費用
- 0円
- 料金プラン
- ・Business Starter: 540円/ユーザー/月（年間契約の場合）
・Business Standard: 1,360円/ユーザー/月（年間契約の場合）
・Business Plus: 価格情報なし - 主な機能
- ビデオ会議（参加者数はプランにより100〜500人）
画面共有、リアルタイムチャット、ノイズキャンセリング（Business StandardとPlus）
会議の録画（Business StandardとPlus）、Gmailやカレンダーとの統合、ファイル共有（Google Driveと連携）
モバイルデバイスからのアクセス、セキュリティ機能（暗号化、2段階認証など） - 無料トライアルの有無
- あり（14日間）
- 導入企業
- ー
- 導入後のフォロー
- 技術サポート、管理コンソールでの各種設定サポート、ユーザーガイドやトレーニング資料の提供
- 特徴
- ・Google Workspaceは世界中の何百万もの企業で利用されています
・Gartner Magic Quadrantのビデオ会議ソリューション分野でリーダーとして認定
・コロナ禍でのリモートワーク需要増加により、急速に普及
株式会社SOBAプロジェクト
株式会社SOBAプロジェクト
産官学共同プロジェクトを母体とした高度な技術力と研究開発力
ビジュアルコミュニケーションに特化したソリューション提供
カスタマイズ性の高いSOBAフレームワーク・クラウドの開発・提供
- 初期費用
- ー
- 料金プラン
- ー
- 主な機能
- クラウド型Web会議システム「ミエルカ・クラウド」
P2P型Web会議システム「SOBAmieruka」など - 無料トライアルの有無
- ー
- 導入企業
- DIC株式会社、オムロン株式会社、株式会社ブロードリーフ、大王製紙株式会社など
- 導入後のフォロー
- ー
- 特徴
- ・2005年に産官学共同プロジェクトから事業化
・多様な業界での導入実績あり
・SOBAフレームワーク・クラウドを活用した独自のWeb会議システムの開発支援実績あり
・文部科学省の支援を受けた研究開発の実績あり
オンライン商談システム導入のメリット
オンライン商談システムを導入することで、中小企業は様々なメリットを享受できます。
- 時間と経費の削減: 移動時間や交通費が不要になり、効率的な営業活動が可能になります。
- 地理的制約の解消: 遠方の顧客とも容易に商談ができ、営業範囲の拡大につながります。
- 商談の質の向上: 画面共有や録画機能を活用することで、より分かりやすい説明や後日の振り返りが可能になります。
- 迅速な意思決定: 関係者が物理的に集まる必要がないため、意思決定のスピードが向上します。
- 顧客満足度の向上: 顧客の都合に合わせた柔軟な商談設定が可能になり、顧客満足度の向上につながります。
オンライン商談の成功のためのテクニック
オンライン商談システムを導入しただけでは、成功は保証されません。効果的なオンライン商談を行うためのテクニックを身につけることが重要です。
- 事前準備の徹底: 資料の準備や接続テストなど、事前の準備を怠らないようにしましょう。
- 非言語コミュニケーションの活用: 画面越しでも表情や姿勢に気を配り、積極的にうなずくなどして相手に伝わりやすくしましょう。
- 適切な照明と背景: 顔がはっきり見えるよう照明に気を配り、背景も整理整頓されたものにしましょう。
- 相手の反応を確認: 対面よりも相手の反応が分かりにくいため、こまめに質問や確認を入れましょう。
- 時間管理: オンラインでは時間感覚が狂いやすいため、適切な時間管理を心がけましょう。
まとめ
オンライン商談システムの選択と導入は、中小企業のビジネス成功に大きな影響を与えます。本記事で紹介した6つのポイントと4つの注意点を参考に、自社に最適なシステムを選んでください。適切なシステムの導入により、効率的な営業活動と顧客満足度の向上が期待できます。オンライン商談システムの世界は日々進化しています。定期的に最新の情報をチェックし、必要に応じてシステムのアップデートや入れ替えを検討することで、常に最適な環境で商談を行うことができるでしょう。中小企業の皆様、オンライン商談システムを活用して、ビジネスの新たな可能性を切り開いていきましょう。適切なシステムの選択と効果的な活用が、貴社の成長と成功の鍵となることを願っています。
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